"Death by meeting", el libro que resignificó las reuniones de Daniel Soldan
Daniel Soldán, fundador y CEO de Emblue, nos cuenta como el libro Death by Meeting de Patrick Lencioni, resignificó el valor de las reuniones de su organización. Daniel explica la importancia de realizar reuniones efectivas como una de las mayores responsabilidades de un manager, y también cuenta en detalle cómo realiza las reuniones y cuál es su experiencia sobre la mismas.
A quien está recomendado:
Cuando empiezas a lidiar con un equipo de managers.
Cuando ya delegaste 2 o 3 funciones.
A partir de aproximadamente 30 colaboradores en el equipo.
emBlue es una empresa de tecnología que ofrece un producto Software as a Service. La compañía fue fundada en 2002 y actualmente cuenta con 80 empleados a lo largo de ocho países de Latinoamérica: México, Colombia, Perú, Ecuador, Chile, Brasil, Paraguay, Argentina.
Daniel Soldán, co-fundador y CEO de emBlue
emBlue viene con una tasa de crecimiento en los últimos seis años entre el cincuenta y el sesenta por ciento, y está formada por equipos de tecnología, producto, administración, marketing, comercial, y customer service. Cada uno de estos equipos cuenta con un manager que forma parte del comité ejecutivo de la empresa.
En su trayectoria emprendedora de casi 20 años, Daniel nos cuenta cómo le apasiona leer libros de management y aplicarlos a su organización. En base a eso, nos cuenta que el libro que recomienda se llama Death by Meetings es de Patrick Lencioni.
Daniel cuenta que le gusta mucho Patrick Lencioni dado que tiene una forma de escribir en fábulas, que es altamente atrayente y que lleva a empatizar mucho con el protagonista de la historia.
El libro cuenta cómo los managers pasan un entre un ochenta y un noventa por ciento del de su tiempo el día en reuniones desde que se levantan, hasta que se van a dormir.
Administración del tiempo
Administrar correctamente el tiempo de un equipo, de una manera donde todo el mundo esté comprometido, es la característica fundamental de un CEO, de un manager y de cualquier coordinador de un equipo.
Para Daniel, la buena administración del tiempo hace toda la diferencia. Es lo que permite crecer más, y ser mejor que la competencia. El tiempo es un recurso mucho más valioso que el dinero.
Daniel cuenta como en emBlue, antes de leer el libro de Lencioni, habían implementado varias metodologías para hacer más efectivas las reuniones, desde el framework Scaling Up para llevar a cabo la alineación y le ejecución de la organización, hasta las reuniones de nivel 10 del framework EOS.
De Scaling Up por ejemplo ya había implementado el ritmo de reuniones , desde las reuniones diarias, pasando por las reuniones semanales, hasta las mensuales, trimestrales y anuales.
Sin embargo, al leer Death By Meeting, Daniel cuenta como hizo un click, porque si bien ellos tenían el ritmo de reuniones, este libro le permitió repensar todo el contenido de las mismas.
Death By Meeting
Death by Meeting es la fábula de un CEO que tiene una empresa de videojuegos muy exitosa. El CEO en un momento decide que la única forma de seguir creciendo es hacer pública la compañía, hacer un IPO. Sin embargo cuándo está cerca de hacer el IPO, viene una empresa más grande y adquiere su empresa.
Lo interesante es que a partir de la venta el CEO por primera vez empieza a ser juzgado de cómo administra el equipo. ¿Y dónde administra un CEO su equipo? En las reuniones.
Uno tiene una buena reunión cuando sube la moral, cuando se toman buenas decisiones, cuando las decisiones se toman rápido.
Muchas veces uno se queja de la cantidad de reuniones que tiene durante el día, y dónde esas reuniones no sirven para nada. Para que eso no pase, el libro cuenta cómo hacer que la reunión sea más divertida y más productiva.
Prioridades
¿Cuál es el objetivo de una reunión? Evitar confusión sobre temas de alta prioridad.
Si vamos a hablar sobre temas de alta prioridad, ¿sobre cuántos temas vamos a hablar? Lo que a Daniel le pasaba, es que en una reunión semanal, la gente llegaba super acelerada, queriendo contar todo, y queriendo solucionar todos los problemas, y terminaban hablando de 7 y 8 cosas. Ahora, gracias al libro, hablan de una sola cosa, el tema más prioritario que tienen que hacer la semana que viene.
Una reunión es efectiva si elimina el resto de las reuniones.
Si uno tiene una reunión efectiva, no se tiene que volver a reunir, evita emails, evitas conversaciones en el pasillo.
Claridad y alineación en mensaje
Otro de los puntos importantes que deja el libro, es la importancia de la reunión como un espacio para generar claridad y alineación en el mensaje.
En este punto Daniel comparte su experiencia: “cuando la empresa empieza a crecer, cuando hay más de 40 empleados, cuando hay gente en varios países, lo que pasa es que lo que vos dijiste en una reunión o lo que vos pensás que dijiste llega muchas veces bastante distorsionado.”
Para evitar lo anterior Daniel cuenta ahora al final de la reunión semanal se deja bien claro de que se habló, que se decidió, y que se va a hacer. En base a esto, se acuerda sobre el mensaje que se le va a dar al equipo.
Estructura
Otro punto importante para que una reunión sea eficiente, es respetar el tiempo. Antes de leer el libro, Dani cuenta cómo las reuniones duraban 2 horas y media, hasta 3 horas.
Para solucionar lo anterior, el formato que Daniel tomó para la reunión fue:
Buena noticia: 5 minutos al principio.
Tablero de gestión: con números críticos cada manager informa.
Reportes: cada uno reporta si tiene algún obstáculo para llegar a su objetivo
Alertas: de colaboradores o clientes.
Agenda dinámica.
Agenda dinámica Semanal
Para la agenda dinámica, Daniel sacó del libro que la agenda no debe venir nunca pre-seteada, sino que se define ese día. Para que eso se logre, todos los que están tienen que participar, y tiene que debatir con pasión.
Para que eso pase, primero cada uno elige uno o dos temas. De esos temas, primero se ven cuáles se pueden resolver en 5 minutos y se resuelven. Luego, de los 5/6 temas que quedan, se ve cuales son estratégicos. Los temas estratégicos se discuten en la reunión mensual, no se tratan en la semanal. De esta forma quedan los 2/3 temas tácticos, y esos son los que se discuten y resuelven en la reunión.
En este punto, la persona que propuso cada tema de los que quedaron tiene que explicarle a los demás porqué el tema es importante con pasión: lo que Patrick Lencioni llama el drama.
Es decir explicar porqué si no se resuelve esto hoy o la próxima semana, esto es un drama. De acuerdo a la presentación de drama de cada uno, entre todos de elige qué temas se van a discutir y resolver.
Y acá es super importante destacar el rol del líder. Dani cuenta como la mayoría de las veces él no interviene. Cuenta que en los únicos momentos donde interviene es cuando alguien no está participando.
Una vez que se elige el tema, lo otro que queda es el hook, o el gancho, es garantizar que todos participen activamente. Pero si uno piensa, que el equipo de managers es un equipo cohesivo, es equipo de manager es tu equipo, es tu familia. Nadie de los que está ahí puede hablar mal de otro, nadie de los que está ahí puede dar un mensaje distinto a su equipo.
Luego, cuando se termina de discutir un tema tiene que terminar con acciones que tienen que tener una persona encargada y que se tienen que resolver antes de la próxima reunión. Y luego lo que hacen es ponerle un puntaje.
A partir de implementar esto, Daniel vio que su equipo, en vez de llegar aburrido y sin ganas a la reunión, y terminar la reunión poniendo un puntaje de 5/6 , hoy están llegando con energía, saliendo con energía, con las cosas super claras, y todos estamos poniendo un puntaje entre 7 y 8.